CO INWESTOR WIEDZIEĆ POWINIEN – NADZÓR – ZAMÓWIENIA I DOSTAWY

Jedną z usług, które oferuję w ramach nadzoru autorskiego jest wykonywanie zamówień i logistyka dostaw. Zastanawiacie się czasami ile czasu potrzeba na ogarnięcie wszystkich zamówień dla jednej inwestycji? Przeczytajcie o tym ile tak naprawdę pracy zajmuje nam zamawianie. Oczywiście artykuł dotyczy tylko i wyłącznie mojej pracy, inni architekci wnętrz mogą pracować zupełnie inaczej.

ZAMAWIANIE I DOSTAWY

Wszyscy prywatnie wykonujemy zakupy, czy to spożywcze, czy w centrach handlowych, czasami wybieramy się fizycznie do sklepu, a czasami robimy zakupy internetowo. Wydaje się więc, że wiemy jak ta czynność wygląda, wiemy jak kliknąć, na które stoisko pójść i jak odebrać paczkę od kuriera. Czyli właściwie, po co płacić architektom wnętrz (jeśli świadczą taką usługę) za coś co wszyscy potrafimy?

Przez dłuższy czas liczyłam specjalnie i dokładnie czas, który jest potrzebny na zakupy, żeby pokazać Wam jak to wygląda naprawdę. Opisuję tylko czas potrzebny na zamówienia już przeze mnie wcześniej opisane, wyliczone i w trakcie projektu uzgodnione.

PRZYKŁAD 1

Mieszkanie 40 m² – lokalizacja: idealne miejsce na ziemi, kosztorys zawiera 77 pozycji.

Przyjmijmy sytuację optymalną, która występuje tylko w idealnym świecie, czyli, że wszystkie zamówienia będą wykonane w minimalnym czasie pracy, a dostawy na czas, bez problemu i nieuszkodzone.

• Zabudowy stolarskie – Na podstawie oferty przygotowanej przez stolarza, możemy zamówić zabudowy. Stolarz przesyła umowę. Przeczytanie umowy, sprawdzenie zgodności z wyceną, negocjacja terminów, uzgodnienia telefoniczne – około 30′.
• Ekipy remontowe – Przeczytanie wyceny, sprawdzenie zgodności poszczególnych pozycji z zakresem projektowym, przeliczenie wszystkich pozycji, sprawdzenie informacji wpisanych do umowy, uzgodnienie terminów, harmonogramu – około 1 h 20’.
• Ale żaden wykonawca nie rozpocznie prac i nie podpisze umowy, dopóki nie zobaczy inwestycji i nie zweryfikuje stanu faktycznego z tym co jest w projekcie. Czyli trzeba spotkać się z nim w lokalu, przedyskutować projekt, sprawdzić stan zastany, obejść lokal, uzgodnić szczegóły, porównać z projektem, umówić się na to spotkanie – czas potrzebny na dojazd i powrót – około 50’ + około 1 h 30’.
• Zamówienie podłogi – Wstępne zamówienie terminu i materiału – około 35’ (wysłanie oferty do sklepu, uzgodnienie szczegółów bo każdy sklep upewnia się czy nie było zmian, podpisanie umowy na montaż, sprawdzenie odesłanie) Żeby jednak zamówienie było zrealizowane montażysta podłogi przyjeżdża na budowę, robi obmiary, uzgadnia ułożenie podłogi, sposób montażu, sprawdza posadzkę, dopytuje o zmiany w stosunku do projektu –  – czas potrzebny na dojazd i powrót – około 50’ + około 40’.
• Taka sama procedura jest dla listew przypodłogowych i drzwi. Czyli samo zamówienie tych pozycji wygląda podobnie – około 35’ każde. Następnie wizyta w lokalu, obmiary itd. – około 35’ każde.
• Kupowaliście kiedyś farby? Pewnie tak, przecież prawie każdy kiedyś coś sam remontował 😉 Ode mnie otrzymacie wyliczenia szacunkowe farby, nr koloru, i w zależności od farby listę rabatowaną lub informację o miejscu zakupu. Z taką listą trzeba po prostu podjechać do sklepu – około 30’ i kupić farbę fizycznie, poczekać na zmieszanie koloru, załadować do samochodu – około hmm… mi ostatnio zajęło to 55’. Farbę należy zawieźć do lokalu, wyładować – dojazd + rozładunek – około 1h.
• Zamówienie AGD – w detalu mamy już wybrane w trakcie projektowania, z konkretnym sklepem i ceną. W wersji optymalnej, logujemy się na stronie dostawcy, klikamy na link z detalu, wrzucamy do koszyka i tak kilka razy, żeby całe było na jednym zamówieniu, przechodzimy do uzupełnienia adresu, płatności i mija 20’.
• W detalu jest także zamówienie zbiorcze na płytki, armaturę i ceramikę. Trzeba je wysłać mailem do sklepu, poprosić o sprawdzenie i zatwierdzenie, poczekać na proformę, zapłacić i czekać na informację o dostawie – czas max 15’ nie licząc czekania.
• Dokładnie tak samo robimy z oświetleniem – czas maksymalnie 15’, nie licząc czekania.
• Bardzo podobnie jest z wybranymi meblami, chociaż rzadko są z jednego sklepu, więc trzeba 15’ pomnożyć x 3.
• Zasłony, szyny sufitowe, blendy sufitowe, sztukateria – cała procedura zamówienia to około 45’.
• Zostaje kupić dodatki: dywany, obrazy, plakaty, ramki itp. Tutaj jest bardzo różnie, wiec przyjmijmy dla tego mieszkania 40’ na wszystko.
• Pewnie o czymś zapomniałam no i gdzieś, ktoś wymagał doszczegółowienia, ktoś dzwonił dopytać, itp. przyjmijmy 1 h.

RAZEM 15 h 00’ – zamówienia

No i teraz spora część z tego musi dojechać do lokalu. Trzeba to uzgodnić z kurierem albo dostawcą. I znowu przyjmujemy wersję optymistyczną, czyli wszyscy dostawcy dzwonią rzadko i bardzo krótko, wszystko dociera w komplecie, nie trzeba reklamować, szukać zaginionych, wyładowują, nie dyskutują, nikt nie marudzi – przyjmijmy na wszystko tylko 3 h.

Wszystkie te dostawy trzeba sprawdzić, czy faktycznie dotarło to co zamawialiśmy i nie jest uszkodzone. Przyjmijmy, że w optymalnej wersji tylko dwa razy trzeba dotrzeć na budowę, żeby sprawdzić wszystkie pozycje dostarczone – dojazd 50’ x 2 + sprawdzanie 40’ x 2.

RAZEM 6 h 00’ – dostawy

Czyli cały proces dla małego mieszkania, w optymalnej opcji ZAJMUJE OKOŁO 21 h. Ahh… Gdyby tylko taki idealny świat istniał!

PRZYKŁAD 2

Idealny świat jednak nie istnieje, dlatego wybrałam realizacje dwóch podobnych domków i uśredniłam, pokazałam proces zamawiania na ich przykładzie. Tutaj jest więc faktyczny, realny czas w prawdziwej rzeczywistości – chociaż nadal nie uwzględniam tutaj zmian inwestorskich, w trakcie składania zamówień 😉

Ze względu na powierzchnię inwestycji, liczbę zamówień, liczbę pomieszczeń, schody itp.itd. zakres prac zostaje w niektórych pozycjach podobny ale zmienia się czas, który trzeba na to poświęcić. W obu przypadkach, przed ostatecznym rozpoczęciem prac musieliśmy też zmodyfikować zamknięty już projekt, żeby odrobinkę zmniejszyć koszty.

Dom – 150-290 m², lokalizacja Warszawa, kosztorys zawiera od 215 pozycji.

• Zabudowy stolarskie – Wzrasta czas na sprawdzenie wyceny ostatecznej, umowy i ewentualnych uzgodnień ze stolarzem typu: wniesienie na piętro zabudowy, czy klatka jest za wąska czy nie, czy zabudowy np. rur, stelaży mają być wykonane w taki czy inny sposób itp. – około 1 h 45’.
• Wykonanie remontu – Zdecydowanie wzrasta czas spędzony na sprawdzeniu wyceny i dodatkowo, w tym wypadku zlecaliśmy pracę trzem ekipom równocześnie, żeby przyspieszyć pracę i zmniejszyć koszty, samo zamawianie to czas – około 3 h 30’. Spotkania z wszystkimi w lokalu, uzgodnienia przed rozpoczęciem prac i zamknięciem wycen ostatecznych, przedyskutować projekt, uzgodnienie szczegółów,– czas potrzebny na dojazd i powrót – około 50’ + około 3 h 30’. I to tylko dlatego, że wszyscy przyjechali jednego dnia, zaraz po sobie i są fachowcami.
• Zamówienie podłogi – Wstępne zamówienie terminu i materiału – około 35’ Spotkanie z montażystą, jego obmiary, sprawdzenie posadzki itp. – czas potrzebny na dojazd i powrót – około 50’ + około 1 h 30’
• Taka sama procedura jest dla listew przypodłogowych i drzwi. Czyli samo zamówienie tych pozycji wygląda podobnie, ale powierzchnia, liczba drzwi są większe – około 35’ każde. Następnie wizyta w lokalu, obmiary itd. – około 45’ każde + dojazd, w tym wypadku dwie wizyty + 50’ x 2
• Podobna procedura dotyczy też zamówienia schodów – czas łączny około 1h20’, obmiar w jednym mieszkaniu w trakcie pomiarów podłogi, a w drugim osobno. Także czas jest uśredniony.
• Udało się upolować promocję na farby, ale dostawa była pod adres inny niż budowa. Dostawca przywiózł dwie palety farby, z czego jedna była innego odbiorcy, chociaż zaadresowana do nas ☹ Konieczny był więc kontakt z dostawcą, czekanie na kolejną dostawę, na załadunek błędnej palety, a potem przepakowanie z palet do samochodu, którym wykonawca zawiózł na miejsce budowy. Czas łącznie – 4 h.
• Zamówienie AGD – w jednym przypadku byłam fizycznie w sklepie z inwestorem, a w drugim inwestor część zamówi samodzielnie -uśredniając więc mamy czas około 1 h.
• Zamówienie płytek jest zbiorcze w jednym sklepie, więc zajmuje około 25’.
• Zamówienie armatury i ceramiki rozbite jest na kilka sklepów – czas 1 h 25’ nie licząc czekania i zmian.
• Dokładnie tak samo rozbite są zamówienia oświetlenia – czas 2 h 25’ nie licząc czekania. W obu przypadkach musiałam jednak wprowadzić w trakcie zamawiania zmiany, gdyż towar był już niedostępny, bądź cena wzrosła.
• Bardzo podobnie jest z wybranymi meblami, część inwestorzy zamówili samodzielnie, część było zamówionych przeze mnie. W jednym przypadku zakupy odbyły się z wizytą w sklepie. Średni czas to łącznie szacuję czas na 3 h 30’.
• W obu przypadkach były meble, które należy zaprojektować w internecie np. ikea, vox, górna półka. Tutaj wiec i tak przed każdym zamówieniem należy sprawdzić dokładnie co się zamawia, to generuje dodatkowy czas – średnio takie zamawianie to 1 h 30’.
• W obu przypadkach zamawiane były też grzejniki, balustrady, dodatkowe ścianki ażurowe, osprzęt i kilka innych pozycji – łącznie czas na to wszystko to około 3 h 30’.
• Zasłony, szyny sufitowe, blendy sufitowe, sztukateria, zasłony lub inna aranżacja okien – cała procedura zamówienia to około 2 h 30’.
• Zostaje kupić dodatki: dywany, obrazy, plakaty, ramki itp. Tutaj jest bardzo różnie, wiec przyjmijmy dla tego mieszkania 1 h 45’ na wszystko.
• Pewnie o czymś zapomniałam no i gdzieś, ktoś wymagał uszczegółowienia, ktoś dzwonił dopytać, itp. przyjmijmy 2 h 30’.

RAZEM 42 h 40’ – zamówienia

W obu przypadkach dostawy miały różne przygody.

• W jednej realizacji dostawca (Ikea) błędnie oznaczyła adres. Korekta tego adresu zajęła mi pierwszego dnia 40’ czekania na telefonie i przełączania między działami i 1 h 20’ kolejnego dnia.
• W drugim przypadku dostarczono nam brodzik, ale bez zamówionego syfonu. Poszukiwania, wyjaśnienia trwały łącznie 1 h 28’.
• Sprawdzenie dostaw to uśredniając 3 przyjazdy po 50’ + 50’ każde sprawdzanie.
• W jednym przypadku przygotowanie zwrotu, w drugim domówienie brakujących płytek (zabrakło, z powodu uszkodzonej dostawy) – średnio 30’.
• I niestety dostawcy dzwonią, trzeba objaśnić gdzie znajduje się inwestycja, bo nie będą czekać aż ktoś otworzy, bo porzucają przed drzwiami, bo dostarczyli na inny adres – uśrednijmy 4 h.
• No i mamy zamówienia schodów, podłóg, balustrad itp. itd. – średnio kolejne 4 h.
• Informowanie inwestorów i wykonawców o dostawach, telefony i maile pilnujące terminów, korespondencja uszczegółowiająca, prośby o naliczenie rabatów itd. itp. – policzmy 4 h.

RAZEM 16 h 58’ – zamówienia

Czyli cały proces dla domku, ZAJMUJE ŚREDNIO OKOŁO 60 h.

Opisane przeze mnie przykłady, na pewno nie zawierają czegoś, o czym zapomniałam 😉, są uśrednione, nie biorą pod uwagę zwrotów z powodu zmiany zdania, zmian zamówień w trakcie, sprawdzania sms o dostawie, częstszego sprawdzania dostaw, dojazdów itd.itp. Nadzór to nie tylko zamawianie i dostawy, musimy wygospodarować te w.w. godziny w normalnych tygodniach pracy. Także naprawdę nawet w idealnym świecie, zamawianie materiałów i wyposażenia trwa dłużej niż sądzicie.